Con il termine Pianificazione si indica l'attività volta alla traduzione operativa di politiche aziendali prestabilite per il raggiungimento di determinati obiettivi di medio-lungo periodo.

• La pianificazione è il processo attraverso il quale si formulano e si valutano le strategie in vista del raggiungimento degli obiettivi di fondo della gestione.
• Il controllo di gestione è il processo mediante il quale la direzione assicura che le risorse vengano acquisite ed impiegate in modo efficace ed efficiente per la realizzazione degli obiettivi, oggetto delle strategie del processo di pianificazione.

La pianificazione in sintesi definisce:

• quali sono gli obiettivi dell'azienda
• cosa fare per raggiungere gli obiettivi

Il controllo di gestione invece definisce:

• i contenuti delle azioni da cui dipende la realizzazione della strategia impostata;
• i costi;
• i tempi di attuazione;
• le responsabilità e i risultati attesi.

Il sistema di pianificazione e controllo quindi rimanda a significati precisi:

• pianificare significa assumere in anticipo decisioni circa l'utilizzo e/o il reperimento di risorse disponibili e/o necessarie al conseguimento di un fine prestabilito;
• il sistema di pianificazione e controllo serve anche a distribuire le risorse disponibili in azienda (tra le varie funzioni) e a definire le modalità di reperimento delle altre risorse che sono giudicate necessarie.

Il sistema di pianificazione e controllo è lo strumento gestionale che, attraverso il costante aggiornamento degli scenari futuri, il monitoraggio dei fatti che stanno accadendo e l'analisi dei fatti accaduti, supporta le scelte gestionali a tutti i livelli manageriali di un'azienda.

Sinteticamente, il controllo della gestione è il processo mediante il quale i responsabili della conduzione aziendale si assicurano che le risorse vengano acquisite ed impiegate in modo efficiente ed efficace per conseguire le finalità definite in precedenza.

A cosa serve quindi pianificare e controllare?
"Il controllo di gestione serve ad assicurare l'attuazione delle strategie. La funzione di controllo manageriale comprende l'elaborazione di programmi necessari a far sì che le strategie siano attuate; benché pianificazione e controllo siano a volte considerati procedimenti separati, compaiono entrambi nella funzione di controllo manageriale.

Non necessariamente controllo significa assicurare che i programmi vengano rispettati. Un budget è un programma ma, con le opportune autorizzazioni, i responsabili possono discostarsi da esso se sono in grado elaborare metodi migliori di quelli inizialmente assunti per attuare le strategie." (R.N. Anthony)

Da quanto detto, il controllo di gestione ha come obiettivo quello di:

• misurare la situazione attuale e compararla con il piano generale; questa è una fase importante perché rappresenta un momento di vera e propria verifica sul campo di quanto era stato programmato, in termini di obiettivi da raggiungere e risultati assegnati;
• valutare le cause di scostamento tra quanto programmato e quanto realizzato; in questa fase si vanno operativamente a verificare prima di tutto gli scostamenti e poi a valutare (e analizzare) le possibili cause che hanno portato a tale gap;
• identificare i possibili interventi correttivi sulle azioni o sugli obiettivi; in questa fase l’obiettivo è trovare, dopo aver identificato le cause, le possibili soluzioni e i migliori interventi. Tali interventi possono essere orientati a mettere in atto azioni correttive o a modificare gli obiettivi assegnati (fase di feedback)
• stimare dove si andrà a finire se le cose continuano così come sono andate fino a quel momento. Si dà sostanza in questo modo a quello che più correttamente si può definire un effetto feedforward anziché effetto feedback. L'azione sulla quale si dà l'informazione di ritorno infatti non è ancora stata intrapresa, ma si proiettano sul futuro i risultati delle azioni sino a quel punto effettuate.