Il vero controllo è quello che si svolge prima dell'azione: solo questo garantisce la tranquillità per l'azione successiva e consente alla persona di accumulare esperienza per non commettere in futuro gli stessi errori.
Il Controllo di Gestione è un meccanismo operativo per tutte le aziende, qualunque sia la loro dimensione e la natura del soggetto economico o giuridico. E' sbagliato infatti pensare che solamente le grandi aziende o le multinazionali debbano munirsi di tale "modus operandi". Tale strumento si sostanzia nella misurazione delle performance interne, con una visione però rivolta all'esterno, alla realtà economica di cui fa parte l'azienda stessa e con la quale si deve confrontare giornalmente.
L'utilità del Controllo di Gestione risiede nelle capacità di potenziare e stimolare comportamenti individuali ed organizzativi in linea con il perseguimento degli obiettivi aziendali.
Ciò precisato, volendo affrontare l'argomento anche da un aspetto antropologico, è pure vero che il controllo è un istinto naturale di ogni persona.
Ne consegue che anche il fatto di effettuare il controllo della gestione d'impresa (per brevità convenzionalmente chiamato management control o controllo di gestione) risponde ad un'esigenza naturale di chi svolge a qualsiasi livello organizzativo un'attività di governo di risorse.
Il controllo è quindi pervasivo, anche se quanto più si ampliano le responsabilità tanto più il controllo diventa un'esigenza sentita ed imprescindibile.
Se si cerca su un vocabolario il verbo "controllare" si trovano diverse definizioni; fra queste, due sembrano essere particolarmente utili. La prima suona così: "accertarsi, attraverso una scrupolosa osservazione, dell'esattezza, regolarità, validità di qualcosa".
La seconda afferma che controllare significa "esercitare su qualcosa un'azione regolatrice, ordinatrice" (Gabrielli, Dizionario della lingua italiana, Signorelli Editore).
Ebbene, queste attività sono un'esigenza che ogni essere umano e, più in generale, ogni animale avverte. In un maneggio, un cavallo, prima di rendersi disponibile per un'attività lavorativa, controlla l'ambiente utilizzando tutti gli strumenti di controllo a sua disposizione. Un qualsiasi altro animale prima di avvicinarsi al cibo per controllarlo ed eventualmente consumarlo, controlla l'ambiente circostante per verificare che non vi siano presenze pericolose.
Anche per le persone il controllo è altrettanto importante. Si pensi a quanto la giornata di ognuno di noi sia cosparsa da un'infinità di momenti di controllo. Da quando ci si alza la mattina e ci si guarda allo specchio a quando la sera, prima di coricarsi, si controllano, anche se si è stanchi, le ultime cose (gas, luce, chiusura delle porte e così via).
Prima di uscire di casa ci si controlla, saliti in macchina si controlla che i livelli fondamentali dell'autovettura (benzina, olio e temperatura dell'acqua) siano rispondenti all'aspettativa che l'auto non si fermi.
E allora viene da domandarsi: "Perché arrivando la mattina in azienda non si fanno altrettanti adeguati controlli?" La risposta è semplice: o non ci si ritaglia il tempo per farlo, si è subito travolti dal quotidiano, o mancano gli strumenti per farlo.
Così un primo suggerimento che emerge da queste esemplificazioni è che il vero controllo è quello che si svolge prima dell'azione (controllo ex-ante) A ben poco servirebbe controllare il livello della benzina quando si è rimasti ormai fermi.
Quando si controllano i risultati, dopo aver svolto un'attività (controllo ex-post), lo si fa semplicemente per avere un feedback che conforti o meno la correttezza di quanto è stato fatto. Anche questa attività di controllo ex-post è utile, ma per il futuro. Per consentire alla persona di "accumulare esperienza" e di evitare proprio in futuro di commettere gli stessi errori (feedback negativo), ma soprattutto di assumere lo stesso comportamento in situazioni analoghe se il feedback è positivo.
Benché il controllo sia tanto importante, ciò non significa che sia un'attività sempre facile da svolgere, soprattutto in azienda. Di conseguenza può essere utile affermare, per attenuare eventuali sensi di impotenza, che l'attività di controllo risulta più semplice se:
- si dispone degli strumenti adeguati; così come lo sono per il controllo prima di uscire di casa la mattina, uno specchio, per l’autovettura il cruscotto, per la temperatura un termometro o un termostato e così via.
- con riferimento ai fenomeni che si vogliono controllare si sono definiti degli obiettivi da raggiungere o dei parametri (limiti) entro i quali le variabili determinanti i risultati (i cosiddetti drivers) devono rimanere
Queste sono le esigenze imprescindibili di un controllo efficace. Si potrebbe affermare, estremizzando il concetto, che non vi è controllo efficace se non vi sono obiettivi da perseguire; più gli obiettivi sono chiari più il controllo diventa stringente.
Non c'è controllo senza obiettivi; gli obiettivi sono dati dalla chiara definizione della strategia aziendale. I tradizionali strumenti di budget, la contabilità analitica, il sistema di reporting, l'analisi degli scostamenti, non soddisfano da soli i fabbisogni informativi del management, interessato a controllare, oltre che i dati numerici, "la direzione di marcia", in un'ottica di feedforward.
Posto che "avere sotto controllo" una situazione è un bisogno naturale delle persone, è opportuno, anche in un’impresa, per il Consiglio di Amministrazione:
- svolgere e facilitare l'attività di controllo
- svolgerla ed agevolarla prima di agire (controllo ex-ante) per aumentare le probabilità di conseguire gli obiettivi che ci si è prefissato di raggiungere
- ricordarsi che non c'è controllo senza obiettivi
- individuare gli strumenti e definirne le loro caratteristiche in base ai fabbisogni di pianificazione e controllo che emergono nella specifica situazione nella quale ci si trova ad operare
- effettuare un controllo ex-post anche se il suo ruolo è secondario: serve infatti solo per verificare se ci si dovrà comportare in futuro ancora nello stesso modo o se è opportuno modificare qualcosa nel proprio modo di agire; il controllo ex-post può diventare rilevante se le informazioni rese disponibili diventano la base per effettuare uno steering control, per controllare cioè se la direzione di marcia è quella che porta a far centrare gli obiettivi pianificati
- avere un "navigatore" (il controller) valido, soprattutto se la competizione è impegnativa; certe competizioni sono così impegnative da richiedere che qualcuno, studiato il percorso, offra al pilota adeguati suggerimenti per percorrerlo nel modo più efficace possibile.
I numeri non servono solo per controllare dove ci si ritrova rispetto agli obiettivi dichiarati, i numeri possono offrire alle persone di business stimoli per ricercare soluzioni innovative e per riportare la gestione operativa in linea con gli intenti strategici.
Ciò che veramente conta, ai fini del controllo, non è la perfezione tecnica degli strumenti e delle procedure di rilevazione e di monitoraggio, ma la loro effettiva capacità di incidere sui comportamenti individuali ed organizzativi.
Ci sono tre tipi di uomini: quelli a cui accadono le cose, quelli che si chiedono che cosa è accaduto e quelli che fanno accadere le cose. (Anonimo)
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